Factures : Quelles sont les mentions obligatoires ?

Quelles que soient l’activité exercée et la nature du produit ou service vendu, la facture officialise une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert, par ailleurs, de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
C’est pourquoi, les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amendes pénales et fiscales.

mentions obligatoires

Obligations de facturation

La facture est obligatoire lors : 
→ de toute prestation de service ou toute vente de marchandises entre professionnels,
→ de la vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
→ de la prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.

À savoir : les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Factures : les mentions obligatoires

Les informations d’identification de la facture :

  • Un numéro de facture unique, basé sur une séquence chronologique et continue (en cas de non-respect des règles de numérotation, l’administration fiscale peut avoir des doutes sur la réalité du chiffre d’affaires et dans cette hypothèse, elle pourrait rejeter la comptabilité la considérant comme irrégulière),
  • La date de la facture : date à laquelle la facture est délivrée ou émise en cas de facture transmise par voie électronique, 

À noter : la facture doit être rédigée en langue française et en double exemplaires, l’original étant délivré au client.

Les informations sur l’identité du vendeur ou du prestataire de services :

  • Le nom ou la raison sociale de l’entreprise qui facture,
    Attention : si la société est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « SIRET en cours d’attribution »,
  • L’adresse complète du siège social,
  • La forme juridique, s’il s’agit d’une société, avec mention du capital social,
  • Son numéro d’immatriculation unique – Siren ou Siret,
  • Le code NAF,
  • Le numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le commerçant est immatriculé,
  • Le numéro au registre des métiers et le département d’immatriculation pour un artisan,
  • Si la société a son siège à l’étranger, elle doit, en plus, indiquer s’il existe le numéro d’immatriculation dans l’état où est situé son siège,
  • Le numéro intracommunautaire d’identification à la TVA pour les factures d’un montant total HT supérieur à 150 €.

Les informations sur l’identité du client :

  • Le nom de l’acheteur ou la raison sociale de l’entreprise qui achète,
  • L’adresse complète du client (sauf opposition pour un particulier),
  • L’adresse de livraison,
  • La mention du numéro intercommunautaire d’identification à la TVA (seulement lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire) pour les factures d’un montant total HT supérieur à 150 €.

Les informations sur les produits ou services vendus :

  • La date de la vente ou de la prestation de services,
  • La quantité (unité, poids, volume ou temps passé) et la dénomination précise des produits ou services vendus,
  • Le prix unitaire Hors Taxes et les réductions éventuellement consenties,
  • Le taux de TVA applicable.

Les informations sur le prix total :

  • Le total Hors Taxes pour chaque taux d’imposition différent,
  • Le montant total de la TVA ventilé par taux d’imposition,
  • Les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées,
  • Les majorations éventuelles (frais de transport),
  • Le montant total à payer en Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises.

Les modalités de paiement et de facturation :

  • La date d’échéance du règlement et les pénalités applicables en cas de retard,
  • Les conditions d’escomptes éventuellement applicables en cas de paiement anticipé. Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule de type « Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé »,
  • Si le vendeur est adhérent d’un centre de gestion agréé : la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale »,

Toutes les factures doivent obligatoirement indiquer que tout retard de paiement donnera droit à une indemnité pour frais de recouvrement s’élevant à 40 € (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012).
Si cette mention n’apparaît pas sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 15 000 € pour le chef d’entreprise, et jusqu’à 75 000 € pour la personne morale. En cas de récidive dans les deux ans, l’amende peut être portée à 150 000 €.

Les mentions spécifiques en cas d’éxonération de TVA :

  • Si vous êtes soumis au régime de la franchise en base (régime micro, auto-entrepreneur…) vous devez obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ».
    Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur vos factures,
  • Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare (principe d’auto-liquidation). La facture doit alors comporter la mention « autoliquidation » et indiquer clairement qu’il s’agit d’un montant hors taxes,
  • Si vous réalisez des ventes de biens au profit d’entreprises ressortissantes d’autres états membres de l’Union Européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA , les factures correspondantes doivent impérativement comporter le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients ainsi que la mention : « Exonération de TVA, article 262 ter-I du Code Général des Impôts ». Là encore, ces factures ne doivent évidemment pas comporter de taux ni de montant de TVA,
  • Si vous fournissez des prestations de services à un client installé dans un autre état membre de l’Union Européenne, le lieu d’imposition des prestations de services entre entreprises est celui où est situé l’acheteur et non plus celui où est établi le prestataire. En conséquence, en application du système dit de l’auto-liquidation de la TVA, vous ne devez plus faire mention de la TVA sur vos factures, mais vous devez indiquer : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code Général des Impôts »,
  • Si autre régime spécifique : indiquez le régime (exemple : TVA sur la marge…).

Assurance professionnelle obligatoire

En plus des autres mentions obligatoires sur les factures, les artisans et commerçants inscrits au RCS et auto-entreprises devant souscrire à une assurance professionnelle ont l’obligation de la mentionner sur leurs factures et devis (article 22 de la loi n° 2014-626 du 18.06.2014).

Doivent être portées les mentions suivantes :

  • Numéro du contrat,
  • Coordonnées de l’assureur ou du garant,
  • La couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Nous rappelons que l’assurance professionnelle est obligatoire pour :

  • Les professions libérales réglementées (médicales, du droit, expert-comptable, agent d’assurance…),
  • Les métiers du bâtiment (électricité, plomberie, maçonnerie, charpente, menuiserie, démolition, peinture, architecture, le terrassement, la construction de route, l’aménagement urbain).

Sanctions et risques encourus

L’omission d’une mention obligatoire est susceptible d’être sanctionnée par une amende pénale de 75 000 € (autant que le défaut de facturation) portée à 150 000 € en cas de récidive, tandis que chaque mention manquante ou inexacte peut donner lieu à une amende fiscale de 15 € plafonnée à 25% du montant de la facture.

Afin d’être en conformité avec la loi, n’hésitez pas à faire appel à nos juristes pour la rédaction de vos conditions générales de ventes et à utiliser nos logiciels de gestion.