Obligatoire depuis 2018 pour les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA, le logiciel de caisse sécurisé et certifié doit répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Logiciels de caisse certifiés :
obligatoire depuis 2018
Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel ou d’un système de caisse, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.
→ Consulter l’article Cocerto Commerçants : l’utilisation de logiciels de caisse certifiés devient obligatoire en 2018
Cette obligation touche tous les secteurs d’activités, étant rappelé que la loi de finances pour 2018 a exclu du dispositif les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base, ceux soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole, ceux effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA et ceux qui réalisent l’intégralité de leurs opérations entre professionnels uniquement (B to B).
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Le BOFiP du 4 juillet 2018 a précisé la définition d’un logiciel de caisse. Il s’agit d’un système informatique doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.
Existe-t-il une tolérance ?
Oui. L’administration admet une tolérance lorsque tous les paiements reçus en contrepartie d’une vente (ou d’une prestation de services) sont réalisés avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit ou d’une banque auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication : l’assujetti est alors dispensé d’utiliser un logiciel certifié.
Certification des logiciels de caisse, suis-je concerné ?
Le régime TVA
Dans un premier temps, c’est votre régime de TVA qui permet de déterminer si vous êtes soumis à la certification de votre logiciel de caisse.
Ainsi, si vous êtes dans l’un des cas suivants, vous n’êtes pas tenu d’obtenir une certification de votre logiciel de caisse :
- non-assujetti à la TVA,
- exonéré de TVA,
- au régime de la franchise en base,
- au régime du remboursement forfaitaire agricole.
Le mode de relevé de caisse
Ensuite, c’est votre mode de tenue de caisse qui permet de savoir si vous devez faire une demande de certification.
L’obligation de certification concerne tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces et e-commerces.
Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :
- professionnels réalisant des opérations commerciales avec d’autres professionnels,
- professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA,
- professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs),
- professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole,
- entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne, vous entrez dans le cadre de la réglementation.
Par ailleurs, le dispositif a été élargi à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
La nature de l’activité exercée
La réglementation sur les logiciels de caisse concerne uniquement les professionnels qui ont parmi leurs clients des particuliers. Les commerçants dédiés aux activités B to B ne sont par conséquent pas concernés.
Sanctions
Les entreprises qui n’ont pas le certificat ou l’attestation de conformité doivent prouver leurs diligences pour obtenir ce document de la part de leur éditeur. L’absence volontaire de démarche rend l’amende de 7 500 € applicable.
Attention : l’établissement d’un faux document est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende en application de l’article 441-1 du code pénal.
→ Lire l’article Cocerto Commerçants : l’utilisation de logiciels de caisse certifiés devient obligatoire en 2018
→ Consulter le BOFiP-Impôts : BOI-TVA-DECLA-30-10-30
