Factures : Quelles sont les mentions obligatoires ?

Quelles que soient l’activité exercée et la nature du produit ou service vendu, la facture officialise une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert, par ailleurs, de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
C’est pourquoi, les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires définies par des textes codifiés.

mentions obligatoires

Obligations de facturation

La facture est obligatoire lors :
→ de toute prestation de service ou toute vente de marchandises entre professionnels,
→ de la vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
→ de la prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.

À savoir : les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Mentions obligatoires

Les informations d’identification de la facture :

  • Un numéro de facture unique, basé sur une séquence chronologique et continue (en cas de non-respect des règles de numérotation, l’administration fiscale peut avoir des doutes sur la réalité du chiffre d’affaires et dans cette hypothèse, elle pourrait rejeter la comptabilité la considérant comme irrégulière),
  • La date de la facture (date de sa délivrance ou de son émission en cas de facture transmise par voie électronique), 
  • Rédigée en français et en double exemplaire (original délivré au client).

Les informations sur le vendeur :

  • Le nom ou la raison sociale de l’entreprise qui facture (Attention : si la société est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « SIRET en cours d’attribution »),
  • Sa forme juridique, s’il s’agit d’une société, avec mention du capital social,
  • Son adresse complète,
  • Son numéro d’immatriculation unique (SIRET),
  • La mention du RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé,
  • Le numéro au registre des métiers pour un artisan,
  • Le lieu de son siège social,
  • Si la société a son siège à l’étranger, elle doit, en plus, indiquer s’il existe le numéro d’immatriculation dans l’état où est situé son siège,
  • Son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA :
    Nouveauté depuis le 20 juin 2014 : les artisans, notamment ceux du bâtiment, ayant l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle doivent l’indiquer sur leurs factures et devis (cf encadré).

Les informations sur l’acheteur :

  • Le nom ou la raison sociale de l’entreprise qui achète,
  • Son adresse complète,
  • La mention du numéro intercommunautaire d’identification à la TVA (seulement lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire).

Les informations sur les produits ou services vendus :

  • La date de la vente ou de la prestation de service si elle diffère de la date de facture,
  • La quantité (unité, poids, volume ou temps passé) et la dénomination précise des produits ou services vendus,
  • Le prix unitaire Hors Taxes et les réductions éventuellement consenties,
  • Le taux de TVA applicable.

Les informations sur le prix total :

  • Le total Hors Taxes pour chaque taux d’imposition différent,
  • Le montant total de la TVA ventilé par taux d’imposition,
  • Les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées,
  • Les majorations éventuelles (frais de transport),
  • Le montant total à payer en Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises.

Les modalités de paiement et de facturation :

  • La date d’échéance du règlement et les pénalités applicables en cas de retard,
  • Les conditions d’escomptes éventuellement applicables en cas de paiement anticipé. Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule de type « Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé »,
  • Si le vendeur est adhérent d’un centre de gestion agréé : la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale »,
  • Nouveauté depuis le 1er janvier 2013 : toutes les factures doivent obligatoirement indiquer que tout retard de paiement donnera droit à une indemnité pour frais de recouvrement s’élevant à 40 € (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012). Si cette mention n’apparaît pas sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 15 000 € pour le chef d’entreprise, et jusqu’à 75 000 € pour la personne morale. En cas de récidive dans les deux ans, l’amende peut être portée à 150 000 €.

Les mentions spécifiques en cas d’éxonération de TVA :

  • Si vous êtes soumis au régime de la franchise en base (régime micro, auto-entrepreneur…) vous devez obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ». Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur vos factures,
  • Si vous réalisez des ventes de biens au profit d’entreprises ressortissantes d’autres états membres de l’Union Européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA , les factures correspondantes doivent impérativement comporter le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients ainsi que la mention : « Exonération de TVA, article 262 ter-I du Code Général des Impôts ». Là encore, ces factures ne doivent évidemment pas comporter de taux ni de montant de TVA,
  • Si vous fournissez des prestations de services à un client installé dans un autre état membre de l’Union Européenne, depuis le 1er janvier 2010, le lieu d’imposition des prestations de services entre entreprises est celui où est situé l’acheteur et non plus celui où est établi le prestataire. En conséquence, en application du système dit de l’auto-liquidation de la TVA, vous ne devez plus faire mention de la TVA sur vos factures, mais vous devez indiquer : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code Général des Impôts »,
  • Si autre régime spécifique : indiquez le régime (exemple : TVA sur la marge…).

Sanctions et risques encourus

L’omission d’une mention obligatoire est susceptible d’être sanctionnée par une amende pénale de 75 000 € (autant que le défaut de facturation) portée à 150 000 € en cas de récidive, tandis que chaque mention manquante ou inexacte peut donner lieu à une amende fiscale de 15 € plafonnée à 25% du montant de la facture.

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