Les mentions obligatoires sur une facture

Quelles que soient l’activité exercée et la nature du produit ou service vendu, la facture officialise une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert, par ailleurs, de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction). C’est pourquoi, les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amendes pénales et fiscales.

La facture est-elle toujours obligatoire ?

La facture est obligatoire lors : 

  • de toute prestation de service ou toute vente de marchandises entre professionnels,
  • de la vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
  • de la prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.

À savoir : les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.


Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

Les informations d’identification de la facture :

  • Numéro de facture unique.
    Ce numéro unique est basé sur une séquence chronologique, continue et sans rupture.
    En cas de non-respect des règles de numérotation, l’administration fiscale peut avoir des doutes sur la réalité du chiffre d’affaires et, dans cette hypothèse, elle pourrait rejeter la comptabilité la considérant comme irrégulière.
  • Date de la facture.
    Date à laquelle la facture est délivrée ou émise en cas de facture transmise par voie électronique.

À noter : la facture doit être rédigée en langue française et en double exemplaires, l’original étant délivré au client.

Les informations sur l’identité du vendeur ou du prestataire de services qui facture :

  • Nom et prénom pour une entrepreneur individuel.
    Suivi éventuellement de son nom commercial.
  • Raison sociale pour une personne physique.
    Suivi du numéro Siren ou Siret.
    Attention : si la société est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « SIRET en cours d’attribution »,
  • Siège social.
    L’adresse complète du siège social.
  • Forme juridique et montant du capital social pour une société.
  • Code NAF.
  • Numéro RCS pour un commerçant.
    Le numéro RCS est suivi du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le commerçant est immatriculé.
  • Numéro au Répertoire des métiers pour un artisan.
    Le numéro au Répertoire des métiers est suivi du numéro de département d’immatriculation de l’artisan.
  • Numéro intracommunautaire d’identification à la TVA pour les factures d’un montant total HT supérieur à 150 €.
    Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation).

Si la société a son siège à l’étranger, elle doit, en plus, indiquer s’il existe le numéro d’immatriculation dans l’état où est situé son siège,

Les informations sur l’identité du client :

  • Nom de l’acheteur ou raison sociale de l’entreprise qui achète.
  • Adresse.
    Adresse complète du siège social de l’entreprise ou domicile du particulier (sauf opposition de la part du particulier).
  • Adresse de livraison.
  • Numéro intercommunautaire d’identification à la TVA pour les factures d’un montant total HT supérieur à 150 €.
    Seulement lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire.

Les informations sur les produits ou services vendus :

  • Date de livraison.
    Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.
  • Nature.
    Nature, marque et référence des produits.
    Prestation : matériaux fournis, main d’œuvre.
  • Quantité.
    Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni (sauf si la prestation a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée).
  • Prix unitaire Hors Taxes.
    Prix unitaire hors TVA ou taux horaire hors TVA et réductions éventuellement consenties.
  • Taux de TVA.
    Taux de TVA légalement applicable. 

Les informations sur le prix total :

  • Montant total Hors Taxes.
    Somme totale à payer hors taxes – HT.
  • Montant total de la TVA.
    Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant.
  • Réduction de prix.
    Rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées.
  • Majorations éventuelles.
    Exemples : Frais de transport, d’emballage…
  • Montant total TTC.
    Montant total, toutes taxes comprises – TTC. 

Les modalités de paiement et de facturation si la facture est adressée à un professionnel :

  • Date ou délai de paiement.
    Date à laquelle le règlement doit intervenir.
  • Conditions d’escomptes en cas de paiement anticipé.
    Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule de type « Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé »,
  • Taux des pénalités de retard.
    Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement.
  • Indemnités forfaitaire de 40 €.
    Tout retard de paiement donne droit à une indemnité pour fais de recouvrement s’élevant à 40 € (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012).

Si le vendeur est adhérent d’un centre de gestion agréé : la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque et carte bancaire. » est obligatoire.

Les mentions spécifiques en cas d’éxonération de TVA :

  • Mention « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ».
    Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple).  
    Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur la facture.
  • Mention “Autoliquidation”.
    Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare (principe d’autoliquidation de la TVA).
    La facture doit alors comporter la mention “autoliquidation”  et indiquer clairement qu’il s’agit d’un “montant hors taxes“.
  • Si autre régime spécifique.
    Indiquez le régime (exemple : TVA sur la marge…).

Si vous réalisez des ventes de biens au profit d’entreprises ressortissantes d’autres états membres de l’Union Européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA , les factures correspondantes doivent impérativement comporter le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients ainsi que la mention : “Exonération de TVA, article 262 ter-I du Code Général des Impôts“. Là encore, ces factures ne doivent évidemment pas comporter de taux ni de montant de TVA,

Si vous fournissez des prestations de services à un client installé dans un autre état membre de l’Union Européenne, le lieu d’imposition des prestations de services entre entreprises est celui où est situé l’acheteur et non plus celui où est établi le prestataire. En conséquence, en application du système dit de l’auto-liquidation de la TVA, vous ne devez plus faire mention de la TVA sur vos factures, mais vous devez indiquer : “Exonération de TVA, article 283-2 du Code Général des Impôts”.


Assurance professionnelle obligatoire

En plus des autres mentions obligatoires sur les factures, les artisans et commerçants inscrits au RCS et auto-entreprises devant souscrire à une assurance professionnelle ont l’obligation de la mentionner sur leurs factures et devis (article 22 de la loi n° 2014-626 du 18.06.2014).

Doivent être portées les mentions suivantes :

  • Numéro du contrat,
  • Coordonnées de l’assureur ou du garant,
  • La couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Nous rappelons que l’assurance professionnelle est obligatoire pour :

  • Les professions libérales réglementées (médicales, du droit, expert-comptable, agent d’assurance…),
  • Les métiers du bâtiment (électricité, plomberie, maçonnerie, charpente, menuiserie, démolition, peinture, architecture, le terrassement, la construction de route, l’aménagement urbain).

Sanctions et risques encourus pour les infractions aux règles de facturation

Omission d’une mention ou inexactitude dans une facture

Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à une amende fiscale de 15 € par facture. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder 1/4 de son montant.

Omission de facturation, factures fictives ou de complaisance

En cas de facture de complaisance, de facture fictive ou de non-établissement d’une facture, l’entreprise risque une amende pénale de 75 000 €, pouvant être portée à 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.
En cas de vente sans facture, cette amende peut-être réduite à 5 % si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.

Afin d’être en conformité avec la loi, n’hésitez pas à faire appel à nos juristes pour la rédaction de vos conditions générales de ventes et à utiliser nos logiciels de gestion.