La déclaration préalable à l’embauche

Le recrutement d’un salarié donne lieu pour l’employeur à des formalités administratives, notamment la réalisation de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE. La déclaration préalable à l’embauche – DPAE, qui a remplacé la déclaration unique d’embauche – DUE – regroupe de nombreuses formalités.

La déclaration préalable à l’embauche – DPAE : une obligation pour tous !

La déclaration préalable à l’embauche – DPAE – est une formalité obligatoire, quelles que soient la nature et la durée du contrat envisagé.
Tout employeur est tenu d’effectuer cette DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche d’un salarié et avant sa mise au travail effectif :

  • auprès de l’Urssaf pour un salarié relevant du régime général,
  • auprès de la MSA pour un salarié agricole.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 086 € par salarié concerné.

Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche – DPAE – à effectuer. 
→ Consulter la Fiche Pratique Stage en entreprise


1 DPAE = 6 formalités

En une seule démarche, la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – permet à l’employeur d’effectuer les formalités suivantes :

  • la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
  • immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié,
  • adhésion de l’employeur à un service de santé au travail,
  • demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie – CPAM (ou à la caisse de la MSA pour un salarié agricole),
  • demande d’examen médical d’embauche du salarié,
  • pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales – DADS.

L’Urssaf destinataire de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – est celle dont relève l’établissement dans lequel s’effectue l’embauche.


Les mentions obligatoires de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE

La déclaration préalable à l’embauche – DPAE – doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale et adresse de l’entreprise ou nom et prénoms de l’employeur,
  • code Naf (APE) et numéro Siret de l’entreprise,
  • coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
  • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié, s’il est déjà immatriculé,
  • date et heure d’embauche prévisibles,
  • nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Procédure : transmission de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE

  1. L’employeur envoie la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – à l’organisme de protection sociale (Urssaf ou MSA) par Internet ou par courrier recommandé *. 
  2. L’organisme adresse un récépissé accusant réception de la déclaration d’embauche dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.
  3. L’accusé de réception ou une copie de la DPAE est remis au salarié.
    À défaut, le contrat de travail écrit remis au salarié doit mentionner l’organisme destinataire de la déclaration.

*  Les entreprises qui ont effectué plus de 50 déclarations d’embauche – DPAE – l’année civile précédente doivent obligatoirement transmettre leurs DPAE en ligne, sous peine d’une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale.