Le recrutement d’un salarié donne lieu pour l’employeur à des formalités administratives, notamment la réalisation de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE. La déclaration préalable à l’embauche – DPAE, qui a remplacé la déclaration unique d’embauche – DUE – regroupe de nombreuses formalités.
La déclaration préalable à l’embauche – DPAE : une obligation pour tous !
La déclaration préalable à l’embauche – DPAE – est une formalité obligatoire, quelles que soient la nature et la durée du contrat envisagé.
Tout employeur est tenu d’effectuer cette DPAE au plus tôt 8 jours avant l’embauche d’un salarié et avant sa mise au travail effectif :
- auprès de l’Urssaf pour un salarié relevant du régime général,
- auprès de la MSA pour un salarié agricole.
Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 086 € par salarié concerné.
Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche – DPAE – à effectuer.
→ Consulter la Fiche Pratique Stage en entreprise
1 DPAE = 6 formalités
En une seule démarche, la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – permet à l’employeur d’effectuer les formalités suivantes :
- la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
- immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié,
- adhésion de l’employeur à un service de santé au travail,
- demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie – CPAM (ou à la caisse de la MSA pour un salarié agricole),
- demande d’examen médical d’embauche du salarié,
- pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales – DADS.
L’Urssaf destinataire de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – est celle dont relève l’établissement dans lequel s’effectue l’embauche.
Les mentions obligatoires de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE
La déclaration préalable à l’embauche – DPAE – doit comprendre les mentions suivantes :
- dénomination sociale et adresse de l’entreprise ou nom et prénoms de l’employeur,
- code Naf (APE) et numéro Siret de l’entreprise,
- coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
- noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié, s’il est déjà immatriculé,
- date et heure d’embauche prévisibles,
- nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Procédure : transmission de la déclaration préalable à l’embauche – DPAE
- L’employeur envoie la déclaration préalable à l’embauche – DPAE – à l’organisme de protection sociale (Urssaf ou MSA) par Internet ou par courrier recommandé *.
- L’organisme adresse un récépissé accusant réception de la déclaration d’embauche dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.
- L’accusé de réception ou une copie de la DPAE est remis au salarié.
À défaut, le contrat de travail écrit remis au salarié doit mentionner l’organisme destinataire de la déclaration.
* Les entreprises qui ont effectué plus de 50 déclarations d’embauche – DPAE – l’année civile précédente doivent obligatoirement transmettre leurs DPAE en ligne, sous peine d’une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale.
