Fin de contrat : les documents à transmettre au salarié

Lors de la rupture ou la fin du contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié plusieurs documents de fin de contrat.

Les documents à remettre au salarié en fin de contrat

Quels que soient la nature du contrat de travail et le motif de la rupture (licenciement, démission, fin de CDD ou de contrat d’apprentissage, départ en retraite, rupture conventionnelle), lors de la rupture ou la fin du contrat de travail, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié plusieurs documents.

Sont obligatoirement délivrés au salarié :

  • le certificat de travail,
  • le reçu pour solde de tout compte,
  • l’attestation Pôle emploi sauf pour les intérimaires,
  • une indemnité en cas d’obligation de non-concurrence.

Le certificat de travail

Le certificat de travail doit être délivré par l’employeur à l’expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non. Il est tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise ou lui est remis avec le dernier bulletin de salaire.

Outre le nom du salarié et celui de l’entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes :

  • dates d’entrée (période de stage rémunérée ou période d’essai incluse) et de sortie du salarié dans l’entreprise (la date de sortie correspondant à la fin du préavis, effectué ou non),
  • la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste), et leurs périodes respectives.

De plus, le certificat de travail doit mentionner le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficiait.
→ Consulter la Fiche Pratique Complémentaire santé collective : portabilité des droits

Le certificat de travail ne doit pas comporter de mentions susceptibles de porter préjudice au salarié.

Le certificat daté doit être obligatoirement signé par l’employeur ou son représentant mandaté. Lorsque la rupture du contrat est la conséquence d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, c’est au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié.

→ Consulter la Fiche Pratique Le certificat de travail


Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu de solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail : indemnité de rupture, salaire afférant au mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d’éventuelles primes…

Il est établi en double exemplaire, dont l’un est remis au salarié avec le dernier bulletin de salaire.

Le reçu doit être obligatoirement daté lors de sa remise au salarié, après la rupture du contrat. 

Le salarié est libre de signer ou non le reçu. S’il refuse de le signer, cela n’a aucune conséquence. L’employeur ne peut notamment pas soumettre le versement des sommes, dues lors de la rupture, à la signature du reçu par le salarié. 

Ce document a un effet libératoire : si les conditions de validité sont respectées, le salarié qui ne le dénonce pas par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus par la suite contester en justice les sommes qui y sont mentionnées. Lorsqu’il n’est pas fait mention de la date de signature, le reçu est dépourvu d’effet libératoire.


L’attestation Pôle Emploi

L’attestation Pôle Emploi est indispensable au demandeur d’emploi pour faire valoir ses droits à l’allocation chômage.

Pour obtenir cette attestation :

  • l’employeur peut s’adresser à l’agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne → pour les entreprises de moins de 10 salariés
  • l’attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l’espace Employeur → pour les entreprises de 10 salariés et plus,

Si l’attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit en être adressé immédiatement à Pôle emploi.
Pour les employeurs qui remplissent l’attestation en ligne, la transmission de l’exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.

Cette remise est obligatoire et ne peut pas être différée dans le temps.


Les indemnités en cas d’obligation de non-concurrence

Lorsqu’une obligation de non-concurrence est prévue dans le contrat de travail, une indemnité doit en contrepartie avoir été déterminée.

Cette obligation étant mise en œuvre à la cessation des fonctions du salarié, l’indemnité est exigible au même moment. Le versement peut intervenir par périodicité ou par paiement immédiat en capital selon la rédaction de la clause.


Sanctions en cas de non-délivrance des documents

L’absence de délivrance de certains documents peut entraîner des sanctions.

Concernant le certificat de travail, en cas de non-respect, l’employeur peut être condamné par le tribunal de police d’une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale). Le salarié peut également saisir le conseil des prud’hommes si le certificat ne lui est pas transmis ou s’il comporte des mentions inexactes.

L’absence de délivrance de l’attestation est puni d’une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et de 7 500 € pour les personnes morales. Ces peines sont doublées en cas de récidive. De plus, l’absence de remise ou la remise tardive de l’attestation Pôle emploi peuvent causer un préjudice au salarié : il peut alors saisir le conseil de Prud’hommes pour l’appréciation du montant des dommages et intérêts pour réparer son préjudice, notamment en cas de problèmes de perception de son allocation d’aide au retour à l’emploi – ARE.