Le registre unique du personnel

La tenue d’un registre unique du personnel est obligatoire dans chaque entreprise afin de s’assurer de la transparence des mouvements du personnel. Ce registre doit comporter des mentions obligatoires à conserver pendant 5 ans sous peine de sanctions pénales.

Un registre unique du personnel par établissement

L’employeur doit tenir à jour un registre unique du personnel pour chaque établissement.

Ce registre peut être tenu sur support numérique.


Les mentions obligatoires du registre unique du personnel

Les mentions portées dans le registre unique du personnel permettent l’identification du salarié :

  • son identité : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe,
  • sa carrière : emplois, qualifications, dates d’entrée et de sortie de l’établissement,
  • le type de contrat : contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat à durée indéterminée – CDI, contrat à durée déterminée – CDD…
  • pour un travailleur étranger : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
    → la copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel.
  • pour les stagiaires, indiquer dans une partie spécifique afin de ne pas les confondre avec les salariés : nom, prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié de l’établissement.


Forme du registre unique du personnel

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre.
Sur support papier ou numérique, il doit être tenu à jour en permanence et être susceptible d’être présenté en cas de contrôle.


Sanctions

Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.