Frais de transport des salariés :
quelles obligations pour l’employeur ?

Les frais de transport correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Métro, train, vélo… en tant qu’employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des transports de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail.
Cette participation est obligatoire. Zoom sur ces frais de transport, le montant de leur prise en charge et les conditions de remboursement.

Prise en charge des frais de transport des salariés : qui est concerné ?

Tout employeur, de droit privé ou public et quel que soit l’effectif de l’entreprise, doit prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus par exemple).
Sont également concernés les services publics de location de vélo.

Côté salarié, tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel et les stagiaires.

Quels sont les moyens de transport concernés par cette prise en charge ?

L’obligation de participation de l’employeur concerne uniquement les transports en commun :

  • métro,
  • bus,
  • tramway,
  • train
  • et les services publics de location de vélos.

Cependant, le salarié doit impérativement posséder l’un des titres suivants : 

  • une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
  • une carte ou un abonnement mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
  • un abonnement à un service public de location de vélos.

Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Si le salarié utilise un moyen de transport personnel (voiture, moto, vélo…), l’employeur n’a pas d’obligation légale de participer à ses frais. Il peut toutefois prendre en charge tout ou partie des dépenses engagées si ses horaires de travail ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun par exemple.
Des exonérations sociales et fiscales sont prévues pour inciter à instaurer une telle prise en charge.

Quel est le montant de la prise en charge de l’employeur ?

L’employeur doit participer au coût des abonnements de ses salariés à hauteur de 50 %.
La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.
Cette prise en charge à 50 % des frais est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée – CSG – et de la contribution à la réduction de la dette sociale – CRDS.
Elle concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps bénéficient d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps. Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, la prise en charge d’un abonnement à 73 € sera calculée de la façon suivante : (73 x 50 %) x 15/17,5 = 31,29 €.

Conditions de remboursement des frais de transport

Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent remettre ou présenter leur titre de transport à l’employeur.

Le remboursement effectué par l’employeur doit se faire mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement),
  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre).

Une attestation sur l’honneur suffit :

  • si l’abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l’identité du salarié
  • ou si le salarié est intérimaire.

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.
Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.
En cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs…), l’employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l’avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des titres d’abonnement doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Exonération fiscale

Les remboursements partiels du prix des titres d’abonnement sont exonérés d’impôt sur le revenu.