Commerçants : l’utilisation de logiciels de caisse certifiés devient obligatoire en 2018

Afin de lutter contre les risques de dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’utiliser uniquement des systèmes de caisses homologués, dont les données ne pourront pas être altérées.

Des logiciels de comptabilité sécurisés pour 2018

La date limite est fixée au 1er janvier 2018. À cette échéance, tous les commerçants et professionnels assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée – TVA – auront l’obligation d’utiliser un système de caisse ou un logiciel de comptabilité sécurisé certifié.

Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

Cette mesure concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne), qu’il s’agissent de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.

Présentation d’une homologation ou d’une attestation

Les logiciels et systèmes de caisse concernés comprennent les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne.
Ils devront répondre à des “conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données”, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Attention, une simple mention dans les conditions de vente n’est pas suffisante. 
L’attestation doit être conforme au modèle fourni par l’administration au BOI-LETTRE-000242

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir l’accès de l’administration aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de correction.

Les logiciels ou systèmes de caisse conformes à la loi

Pour se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation, l’achat d’un nouveau matériel n’est pas forcément obligatoire.
Dans certains cas, les éditeurs de logiciel pourraient proposer une simple mise à jour, dans le cadre de contrats de maintenance souscrits lors de l’achat du logiciel.

Une fraude très onéreuse

Dès le 1er janvier 2018, l’administration fiscale pourra effectuer des contrôles inopinés pour vérifier la détention de l’attestation ou du certificat pour chacun des systèmes de caisse. 

En cas de contrôle, l’absence d’attestation ou d’homologation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, l’entreprise devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Cette procédure peut être mise en œuvre plusieurs fois à l’égard du même assujetti, notamment pour s’assurer qu’à l’issue du délai de soixante jours dont il dispose à la suite de l’application de l’amende prévue par ce même article, l’assujetti s’est mis en conformité avec cette obligation.

→ Consulter l’article 88 de la loi 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016